Конференция это организационная форма научной деятельности, при которой ученые собираются для углубленного научного обсуждения актуальных вопросов, которые посвящены какой-то четко определенной тематике. Конференция по значимости выше семинара, она почти конгресс.
Как провести конференцию, с чего начать?
1) Помните, если у вас нет опыта проведения конференции, то лучше начать с небольшого семинара, и учтите, что большие конференции планируются за один-два года до их начала.
2) Составьте план мероприятия. Четко определитесь с тематикой мероприятия. Какие вопросы очень нужно рассмотреть?
3) Определитесь с местом проведения конференции. Оно должно быть максимально удобным для большинства участников конференции. Очень экономно проводить конференцию в помещениях организатора, чтобы сэкономить на аренде.
4) Определитесь с составом участников и изучите характеристики и опыт каждого будущего возможного участника конференции.
5) Изучите опыт прошлых подобных конференций, их сайты, и отзывы, состав участников.
6) Определитесь с перечнем ваших возможных помощников и партнеров в организации конференции. Создайте оргкомитет конференции.
7) Создайте комиссии из 5-7 человек, отвечающие за подготовку материалов, регистрацию участников, жилищную комиссию, финансовую комиссию, комиссию по организации питания и снабжению участников всем необходимым, комиссию по организации техобеспечения конференции.
Помните, что ваша задача организовывать организаторов, а не делать все самом – выбирайтье очень активных и спосбных помощников.
8) Составьте список возможных спонсоров будущей конференции и обсудите с ними условия сотрудничества.
9) Пригласите на конференцию авторитетных ученых по теме конференции.
10) Обязательно следует определиться, какие новые организации, помимо старых постоянных партнеров, вам интересно пригласить, как соучредителя конференции.
11) Учтите, что планируемая конференция должна быть включена в годовой план всех заинтересованных в конференции организаций. Запросите у них необходимое обоснование посещения вашей конференции и финансовый план. Тогда вы сможете рассчитывать на финансовую помощь от предприятий соучредителей.
12) Проведите все необходимые переговоры с участниками конференции и решите все спонсорские и организационные вопросы. Обязательно создайте резервный фонд сверх сметы конференции на непредвиденные расходы.
13) Продумайте и проработайте все организационные вопросы, связанные с конференцией – саму площадку проведения конференции, обустройство жилья, питания и отдыха участников конференции. Составьте точный временной план выступлений участников конференции.
14) Если ваше мероприятие будет проводиться недалеко от оздоровительных курортов или мест отдыха и развлечений, то организуйте культурную и оздоровительную программы.
15) Проведите рекламу конференции в интернете, среди заинтересованных организаций и прессы. Для этого определитесь с логотипом конференции, языком на котором будет проводиться конференция.
16) Заранее определитесь с визовой поддержкой и покупкой билетов для участников международной конференции.
17) Изучите сайт http://www.terra-group.by и разместите на нем рекламу своей конференции.
18) Получите электронные адреса всех участников и заинтересованных лиц для рассылки им материалов конференции.
19) Если заявок на участие в конференции очень много, то организуйте разделение проведения конференции на потоки по разным тематикам.
20) Не перегружайте конференцию большими выступлениями.
21) После завершения конференции подведите итоги, выявите недочеты и ошибки. Напишите отчет о проведенной конференции и выложите его и материалы конференции на сайт конференции, который нужно создать. Поблагодарите на этом сайте участников и запланируйте следующую конференцию.
Безусловно, организация международных конференций — дело непростое. Однако, как говорится, дорогу осилит идущий.
